Een overzichtelijke administratie

Dit is deel 1 van de training "Administratie en budgetteren". In dit deel leer je om je eigen administratie te ordenen en een overzicht te maken van de inkomsten en uitgaven.

Waarom is dit belangrijk?

Een chaotische administratie brengt veel stress met zich mee. Brieven, rekeningen en belangrijke post liggen door elkaar. Hierdoor weet je op een gegeven moment niet meer wat je nog moet betalen. Hoe meer post er komt, des te gefrustreerder je wordt. Herken je dit gevoel?

Wij mensen hebben van nature de neiging om onze ogen dicht te doen, in de hoop dat onze problemen vanzelf weggaan. Dit wordt "je kop in het zand steken" genoemd. Je voelt je opgelucht als de ogen zijn gesloten. Maar wanneer je ogen weer open zijn, is de stress erger omdat de administratie nog steeds chaotisch is. Van stress ga je piekeren. Hierdoor slaap je misschien niet goed en heb je overdag geen energie meer.

Een geordende administratie zorgt ervoor dat je niet meer het hele huis hoeft door te zoeken. De post bewaar je op een vaste plek in het huis. Hierdoor hoef je niet veel na te denken. Het brengt rust in je hoofd. Dit betekent veel MINDER stress!!

Help! Wat moet ik nu doen?

De eerste stap die je neemt is de administratie ordenen. In dit deel wordt er uitgelegd hoe je dit makkelijk kunt doen.

Misschien kun je hierbij hulp gebruiken. Je kunt ondersteuning en hulp vragen aan familie, vrienden, kennissen en je partner. Bedenk voor jezelf wie je vertrouwt en met wie je goed contact hebt. Zij kunnen je misschien helpen met post uitzoeken, administratiemap maken, telefoontjes plegen enzovoort. Met steun sta je sterk!

Aan de slag!

Nu ga je handige manieren leren om je administratie te ordenen. De administratie is de basis voor een goede en gezonde financiële huishouding. Je krijgt uitleg over hoe je zelf de administratie bij kan houden, ordenen en bewaren.

Wat heb je hiervoor nodig?

Stappenplan Administratie ordenen

Stap 1

De eerste en belangrijkste stap is om al je post bij elkaar te zoeken. Vergeet hierbij niet de post die nog in je brievenbus zit. Een goede tip is om ruimte vrij te maken op de grond en hier alle post neer te leggen.

Stap 2

Stap 2 is de grootste stap. Neem hier dus de tijd voor. Bij stap 2 ga je de post ordenen. Hiermee bedoelen we dat je alles wat bij elkaar hoort, op één stapeltje legt.

Bijvoorbeeld: Ontvang je papieren van de ziektekostenverzekering, dan leg je deze brieven op een stapeltje. Deze komen dan samen in de map met het tabblad "toeslagen".

Tabbladen

In het schema hieronder staan belangrijke gegevens die op de tabblad komen te staan. Je hebt bijvoorbeeld een apart tabblad voor inkomsten, woning enzovoort. In dit schema (PDF) kun je terugvinden welke papieren bij deze tabbladen horen.

Belangrijk: Zorg ervoor dat de meest recente datum van de post voorop ligt. Het is verstandig om één keer per week de administratie te doen. Zo hoopt het niet op en blijft het overzichtelijk.

Hier vind je het schema (PDF) hoe lang je je papieren moet bewaren.

Tips

Doen

  • Maak de post dagelijks open;
  • Bewaar post op een vaste plek in huis, bijvoorbeeld op een bureau of in een sorteerbakje;
  • Controleer afschriften van de bank;
  • Spreek met je partner af wie de administratie doet;
  • Betaal zoveel mogelijk automatisch (dus met automatische overschrijvingen);
  • Maak kopieën van alle brieven of documenten die je opstuurt naar instanties. Bewaar deze kopieën voor je
  • eigen administratie;
  • Verstuur belangrijke documenten aangetekend, dan weet je zeker dat het is aangekomen.

Niet doen

  • Post langer dan twee weken laten liggen;
  • Post niet openmaken;
  • Hopen dat je rekening ‘vergeten wordt’;
  • Garantiebewijzen weggooien

Bron: Online budgetcursus AMW Noordoostpolder

Opdrachten

Deze opdrachten zijn niet verplicht! De opdrachten kunnen je wel helpen om je administratie onder controle te krijgen en te houden.

Opdracht 1

Wat heb je in de vingers?

Beantwoord voor jezelf deze vragen:

1. Wat zijn de sterke punten bij jouw administratie?

Vermeld hier waar je goed in bent, bijvoorbeeld dat je altijd op tijd je post openmaakt.

2. Wat zijn de zwakke punten bij jouw administratie?

Vertel hier wat er niet zo goed gaat, en wat er beter kan.

Opdracht 2

Zoek je post bij elkaar en sorteer de post zoals beschreven staat bij stap 1. Neem hier de tijd voor! Kies bijvoorbeeld een vrije dag.

Hoe is het gegaan met het bij elkaar zoeken van de post? Wat vond je lastig?

Opdracht 3

Maak een administratiemap door eerst de tabbladen onderwerpen te geven. Maak vervolgens met een perforator gaatjes in de brieven en berg ze op in de administratiemap.

Hoe is het gegaan met het maken van een administratiemap? Waar ben je tegenaan gelopen? En wat is meegevallen?


→ Ga verder naar deel 2: Budgetteren