Kwadraad heeft op een aantal gebieden regelingen getroffen om de kwaliteit van het werk zo optimaal mogelijk te laten zijn.

Omgangsvormen

Kwadraad beschikt voor haar medewerkers over een gedragscode. Hierin is o.a. opgenomen:

• bevorderen van een open communicatie, met respect voor elkaar;
• bevorderen van gewenst, positief en ondersteunend gedrag;
• elkaar aanspreken op gemaakte afspraken en klantvriendelijk opereren;
• alle vormen van agressie, geweld, pesten, seksuele intimidatie en discriminatie beoordelen als ongewenst gedrag.

Wij verwachten dat cliënten en andere relaties van Kwadraad zich ook aan deze omgangsvormen houden.

Privacy

Jouw hulpverlener bij Kwadraad noteert een aantal gegevens over jou en over de gesprekken die met je zijn gevoerd en bewaart deze in een dossier dat altijd voor jou inzichtelijk is via "Mijn Kwadraad". Je kunt erop vertrouwen dat alle informatie die de hulpverlener van je ontvangt vertrouwelijk wordt behandeld. De hulpverlener is gebonden aan een beroepsgeheim.

• Je dossier bevindt zich in een beveiligd computersysteem en/of in een afsluitbare archiefkast. In het privacyreglement van Kwadraad is vastgelegd, welke personen je gegevens mogen inzien.
• Je hebt het recht je dossier in te zien of wijzigingen in je dossier te maken. Je kunt te allen tijde je dossier inzien met je wachtwoord en gebruikersnaam.
• Bij Kwadraad kan er zonder het verstrekken van persoonsgegevens hulp worden aangevraagd (anoniem). Kwadraad houdt wel bij vanaf welk ip-adres gebruik wordt gemaakt van "Mijn Kwadraad". Een ip-adres is een code waarmee een computer in een netwerk geïdentificeerd kan worden.
• Je persoonlijke gegevens worden in overeenstemming met bewaartermijnen van dossiers vernietigd. Wil je dat je pagina na afsluiting van de hulpverlening niet meer bereikbaar is via internet, dan zullen we deze op jouw verzoek weghalen.

Als het in het belang van de hulpverlening nuttig is om met iemand anders (bijv. de huisarts) te overleggen, dan mag de hulpverlener dat in principe alleen doen als je daar van tevoren toestemming voor geeft.

Verstrekken en anderszins verwerken van persoonsgegevens zonder toestemming van de cliënt in geval van bemoeizorg of van (een vermoeden van) een andere ernstige situatie

Bij vermoedens van een ernstige situatie waarbij dringend de hulp van Kwadraad of een andere instantie nodig is en bij vermoedens van kindermishandeling is Kwadraad bevoegd haar geheimhoudingsplicht te doorbreken en zo nodig zonder toestemming inlichtingen te verstrekken om de benodigde hulpverlening in te schakelen.

1. Indien Kwadraad kennis draagt van een strafbaar feit dat door of tegen een cliënt is gepleegd, kan zij daarvan, zonodig zonder toestemming van de cliënt, aangifte doen bij de politie indien:
   1. de ernst van het feit daartoe aanleiding geeft; of
   2. een strafrechtelijke interventie noodzakelijk lijkt om het slachtoffer van het strafbaar feit te beschermen en of om de pleger in een gedwongen kader hulp te kunnen bieden; of
   3. de veiligheid van de beroepskrachten of die van anderen tot de aangifte noodzaakt.
2. De cliënt wordt, zo mogelijk vooraf, geïnformeerd over de aangifte, tenzij hiervan moet worden afgezien in verband met de veiligheid van de cliënt, van leden van het cliëntsysteem, van de beroepskracht of die van anderen.
3. Van de aangifte bij de politie wordt een aantekening gemaakt in het bestand.

Kwadraad zal, indien er geen andere persoonsgegevens beschikbaar zijn, daarbij het ip-adres dat door de cliënt gebruikt wordt aan de politie verstrekken ter identificatie van de cliënt.

Het uitgebreide privacyreglement van Kwadraad kan opgevraagd worden via jouw maatschappelijk werker.

Veiligheid

E-mailverkeer is niet beveiligd. E-mail versturen is vergelijkbaar met het versturen van een brief in een open envelop; iedereen langs wie de e-mail passeert zou de e-mail kunnen openen en kunnen lezen. De kans hierop is echter niet groot en je kunt deze grotendeels zelf waarborgen. Om je eigen anonimiteit te vergroten kun je ervoor kiezen anoniem een e-mailadres aan te maken. Dit kun je doen bij bijvoorbeeld Hotmail, Live, Yahoo of Gmail. De e-mail die op dit door jou aangemaakte adres binnenkomt kun je op elke computer ter wereld bekijken door op je mailbox in te loggen met een gebruikersnaam en wachtwoord.

Kwadraad heeft de volgende technische maatregelen genomen ter beveiliging van “Mijn Kwadraad”

1. “Mijn Kwadraad” maakt gebruik van een https-verbinding voor een veilige uitwisseling van gegevens. Klik hier voor meer informatie over https.
2. Het beheerdersgedeelte van “Mijn Kwadraad” is alleen via het beveiligde netwerk van Kwadraad beschikbaar.
3. De servers waar de gegevens van “Mijn Kwadraad” opgeslagen worden zijn zowel digitaal als fysiek beveiligd.
4. "Mijn Kwadraad" is beveiligd met een wachtwoord dat alleen aan jou verstrekt wordt. Alleen met dit wachtwoord in combinatie met de gebruikersnaam die je van ons krijgt kun je inloggen op jouw persoonlijke pagina. Wij adviseren je om zorgvuldig om te gaan met je gebruikersnaam en wachtwoord. Deze vormen de toegang tot jouw persoonlijke pagina. Laat het bericht met je inloggegevens sturen niet zomaar in je mailbox staan. Wij adviseren je om je gebruikersnaam en wachtwoord ergens te noteren en het e-mailbericht met deze gegevens goed op te bergen of te vernietigen. Denk eraan dat een bericht eenmaal verplaatst naar de prullenbak van je e-mailaccount nog steeds leesbaar is. Verwijder daarom het bericht ook uit de prullenbak zelf. Alleen jij en je maatschappelijk werker hebben toegang tot je dossier. In geval van vervanging van je maatschappelijk werker door bijvoorbeeld ziekte, kan er wel een collega maatschappelijk werker je dossier overnemen.

Klachtenregeling

We hebben een klachtenregeling. Deze is er zodat je bezwaar kunt maken hoe we met je zijn omgegaan. Ook kun je een klacht indienen over de privacybescherming of over de uitvoering van de hulpverlening.

Voor het indienen van een klacht of bezwaar hebben we de volgende procedure opgesteld:

1. Als eerste raden we je aan om je probleem met de betreffende medewerker(s) te bespreken. Misschien heeft de medewerker er geen idee van, dat je ergens ontevreden over bent en verbetert de situatie als hij/zij daarop gewezen wordt. In veel gevallen voorkomt dit dat het een probleem wordt en wordt het opgelost.
2. Lukt het niet om in dit gesprek tot een voor jou bevredigende oplossing te komen, dan kun je vragen of iemand anders uit het team het gesprek met je aan wil gaan. Wanneer ook dit niet tot een oplossing leidt, kan iemand anders binnen Kwadraad gevraagd worden om de klacht met je te bespreken.
3. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om je klacht schriftelijk in te dienen. Dit kan per post (Kwadraad, t.a.v. afdeling Kwaliteit, Postbus 440, 2800 AK GOUDA) of per mail: klacht@kwadraad.nl
4. Tenslotte heb je altijd het recht om je te wenden tot de externe (onafhankelijke) klachtencommissie Maatschappelijke Dienstverlening Noord- en Zuid-Holland. Adres:
   
   Klachtencommissie Maatschappelijke Dienstverlening Noord- en Zuid-Holland
   t.a.v. Secretariaat
   Krokusstraat 47
   2015 AE  Haarlem
   
   Klik hier voor het reglement (PDF) van de externe onafhankelijke klachtencommissie Maatschappelijke Dienstverlening Noord- en Zuid-Holland.