Privacyverklaring

Kwadraad maatschappelijk werk is een netwerkorganisatie die actief is in bijna alle gemeenten in Zuid-Holland en Utrecht West. Wij begeleiden en ondersteunen mensen bij hun dagelijkse leefproblemen.

De medewerkers van Kwadraad werken in veel verschillende disciplines in het sociaal werk.

Een medewerker van Kwadraad kan werken:

  • Onder de verantwoordelijkheid van Kwadraad. Kwadraad zelf is dan verantwoordelijk voor de gegevensverwerking van je persoonsgegevens. Over deze situatie gaat de privacyverklaring die je nu leest;
  • In een samenwerkingsverband met de gemeente of ketenpartners. In een samenwerkingsverband zijn de deelnemende partijen gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk voor je gegevens. Wie de partijen zijn en waar de verwerkingsverantwoordelijkheid ligt, is te vinden op de website van het samenwerkingsverband of van de betreffende gemeente;
  • Gedetacheerd bij een andere partij bijvoorbeeld in het sociaal wijkteam van de gemeente of onder verantwoordelijkheid van een stichting bestaande uit ketenpartners waaronder Kwadraad. Ook hier is op de website van de gemeente resp. van de stichting te zien welke partij verantwoordelijk is voor de verwerking van je gegevens.

Meer over de samenwerkingsverbanden waarin Kwadraad deelneemt, vind je op deze pagina.

Het wettelijk kader voor de hulpverlening is met name de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), de Jeugdwet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Doel gegevensverwerking

Je gegevens worden verzameld voor specifieke doelen:

  • voor hulpverlening;
  • voor doelmatig beheer, (kwaliteits)beleid;
  • voor verantwoording, bijvoorbeeld naar de gemeente. Hiertoe worden je gegevens geanonimiseerd. De gemeente ontvangt alleen statistieken;
  • voor een eventueel klanttevredenheidsonderzoek.

Naast de genoemde doelen die direct te maken hebben met hulpverlening, kan Kwadraad persoonsgegevens verwerken in het kader van klachten.

Omgang met je gegevens en toegang tot deze gegevens

Je komt binnen bij Kwadraad

  • Contact met Kwadraad maak je via
    • Het algemene telefoonnummer van Kwadraad. Je telefoontje komt binnen bij de Frontoffice van Kwadraad. De Frontoffice zorgt ervoor dat je verzoek terechtkomt bij het betreffende team van Kwadraad.
    • Door binnen te lopen. Kijk op de website voor de actuele spreekuurtijden.
    • Het contactformulier op de website kwadraad.nl. Je vraag komt binnen in het elektronisch cliëntdossier systeem van Kwadraad. Automatisch wordt je vraag op basis van je postcode doorgestuurd naar het juiste team.
    • Chatten in het eigen online dossier (het portaal MijnKwadraad).
    • Het algemeen mailadres van Kwadraad info@kwadraad.nl Je mail komt binnen bij de Frontoffice van Kwadraad. De Frontoffice zorgt ervoor dat je verzoek terechtkomt bij het betreffende team van Kwadraad.
    • Via een verwijzing van bijvoorbeeld je huisarts.
  • Ook zonder dat je in hulpverlening bent of zonder dat je in hulpverlening wilt komen kun je op werkdagen altijd contact opnemen om af te stemmen over iets dat je bezighoudt. In overleg registreert Kwadraad dan al dan niet gegevens over je om je bij volgende bezoeken beter van dienst te kunnen zijn.

Hulpverlening

  • Elk hulpverleningstraject kent een plan; met een doel, afspraken, informatie over gezinsleden et cetera. Door samen doelen op te stellen en daarover overeenstemming te hebben bereikt, geef je toestemming voor de hulpverlening. Toestemming voor hulpverlening betekent dat Kwadraad vanuit de wetgeving de plicht heeft een hulpverleningsdossier van je aan te leggen. Online heb je via MijnKwadraad (= Online Dossier) toegang tot je dossier.
  • Alle hulpverleners die werken onder directe verantwoordelijkheid van Kwadraad, hebben toegang tot je gegevens. In verband met vervanging of kwaliteitsdoeleinden kunnen collega hulpverleners zich toegang verschaffen tot jouw gegevens als dat nodig is. Deze hulpverleners zijn alle gebonden aan hun beroepscode en geheimhoudingsplicht. Via MijnKwadraad kun je zien wie er in je dossier heeft gekeken of wijzigingen erin heeft aangebracht. Zo heb je zelf controle op je dossier.
  • Voor sommige soorten trajecten, zoals mediation, is de toegang van de hulpverlener beperkt tot het soort traject waar zij aan werkt.
  • Een hulpverlener die een aanmelding binnenkrijgt, kan checken of je al eerder bij Kwadraad in hulpverlening bent geweest. Hiermee wordt voorkomen dat je meerdere keren in het systeem wordt geregistreerd en dat je verschillende inlogcodes nodig hebt in MijnKwadraad.
  • Wanneer (een deel van) de hulpverlening buiten Kwadraad plaatsvindt en hierbij gegevens gedeeld moeten worden, gebeurt het delen van gegevens in het kader van een verwijzing, Wmo aanvraag, toestemming of een wettelijke verplichting.
  • De doelen in het plan dat Kwadraad samen met je bijhoudt, worden regelmatig geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. Dit wordt vastgelegd in je dossier.
  • Wij maken geen gebruik van automatische besluitvorming en ook niet van ‘profilering’ op basis van je gegevens.
  • De AVG geeft aan dat de toestemming die je geeft, bijvoorbeeld voor het delen van gegevens met derden, moet worden vastgelegd. Je hulpverlener bespreekt met jou hoe je toestemming wordt vastgelegd in je dossier.
  • Een gegeven toestemming kun je altijd intrekken.
  • Op grond van een wettelijk meldrecht hebben wij de mogelijkheid om zonder toestemming gegevens te delen met organisaties als Veilig Thuis en/of de Raad voor de Kinderbescherming. Wel zullen we een dergelijke melding altijd met je bespreken.
  • Op grond van de Jeugdwet (Zie de Jeugdwet artikel 7.1. De Jeugdwet vind je door te Googlen op ‘wetten.nl jeugdwet’.) kan Kwadraad, net als andere hulpaanbieders en scholen, een melding doen in de Verwijsindex. De melding zegt alleen dat Kwadraad contact heeft met het kind of de jongere en zegt niets over de situatie. Alleen met toestemming van de ouders of de jongere mogen hulpverleners (van verschillende organisaties) die een melding hebben gedaan over hetzelfde kind of jongere contact met elkaar opnemen om over de situatie te overleggen.

Welke gegevens worden vastgelegd?

  • Administratieve gegevens, zoals je naam, adres, geboortedatum en e-mailadres;
  • Het Burgerservicenummer (BSN) leggen we niet standaard vast maar hebben we wel nodig in contact met instanties zoals de sociale verzekeringsbank (SVB) of de gemeente bij een Wmo aanvraag.
  • Zo nodig je gezinssamenstelling, je sociaal netwerk, de naam en adresgegevens van je ouder(s) of mantelzorger(s);
  • Zo nodig gezag gegevens en of sprake is van een juridische maatregel;
  • De hulpvraag, de afspraken en de doelen;
  • (Gespreks)verslagen inclusief ingevulde vragenlijsten en ingeleverd huiswerk;
  • Correspondentie;
  • Chatberichten die je uitwisselt met je hulpverlener via het portaal MijnKwadraad. Deze chatberichten maken deel uit van je dossier.

Deze gegevens worden volgens de wettelijke bewaartermijn uit de Wmo 15 jaar na beëindiging van de hulpverlening bewaard of zoveel langer als nodig in het kader van goed hulpverlenerschap. Als langer bewaren aan de orde is, wordt dit expliciet besproken.

Beveiliging van je gegevens

  • Alle hulpverleners zijn op grond van de beroepscode gebonden aan een geheimhoudingsverplichting en hebben bij indiensttreding een verklaring omtrent gedrag (VOG) overhandigd aan Kwadraad;
  • Alle vrijwilligers die werken onder verantwoordelijkheid van Kwadraad hebben een vrijwilligerscontract getekend waarin o.a. geheimhouding is geregeld en hebben een verklaring omtrent gedrag (VOG) overhandigd aan Kwadraad;
  • Voor verzending van vertrouwelijke gegevens tussen jou en je hulpverlener wordt zo mogelijk MijnKwadraad gebruikt. Daarnaast maakt Kwadraad gebruik van de veilige mail Zorgmail;
  • Alle dataverbindingen zijn beveiligd door versleuteling;
  • Voor toegang tot je gegevens moet de hulpverlener inloggen met 2 factoren, dus niet alleen inlogcode/wachtwoord maar er is ook een code uit een app nodig. Zo is er een dubbele controle op de identiteit van de hulpverlener;
  • Bijgehouden wordt wie toegang heeft gehad tot je gegevens (logging). Via MijnKwadraad kun je zelf zien wie inzage heeft gehad in je gegevens;
  • Kwadraad is voor de hulpverlening en de ondersteunende diensten ISO9001 gecertificeerd en werkt volgens de norm NEN7510, de norm voor informatiebeveiliging in de zorg.
  • Onze ICT leveranciers zijn gecertificeerd voor de norm NEN7510 of voor de gelijkwaardige, branche overstijgende, norm ISO 27001;
  • Het dossier dat je hulpverlener bijhoudt incl. de gegevens die je invoert om je aan te melden en om te communiceren met je hulpverleners en supporters, worden opgeslagen in een geautomatiseerd systeem, genaamd Online Dossier. Dit systeem is ontwikkeld onder verantwoordelijkheid van Kwadraad zelf. Via mijnkwadraad.nl heb je zelf toegang tot dit systeem zodat je inzage hebt in dossieronderdelen en kunt chatten met je hulpverlener;
  • De gegevens waarop je zelf toegang hebt, zijn beveiligd met een wachtwoord dat alleen aan jou verstrekt wordt. Alleen met dit wachtwoord in combinatie met je e-mailadres kun je inloggen.
  • Je gegevens worden opgeslagen in Nederland in een beveiligd rekencentrum.

Je toegang tot het systeem

Je kunt met je eigen mailadres toegang krijgen tot MijnKwadraad. In het systeem kun je:

  • berichten uitwisselen met je hulpverlener;
  • dossieronderdelen inzien;
  • zien wie toegang heeft gehad tot je gegevens (logging);
  • dossieronderdelen en berichten exporteren naar je eigen computer

De berichten maken onderdeel uit van het cliëntdossier.

Wat je zelf kunt doen als je online toegang hebt tot je gegevens

  • Wij adviseren je zorgvuldig om te gaan met je gebruikersnaam en wachtwoord van mijnkwadraad.nl;
  • Als je een wachtwoord kiest, zorg dan dat dit niet gemakkelijk te raden is. Een wachtwoord wordt veiliger als het een lang wachtwoord is, bijvoorbeeld een zin, en als er verschillende soorten tekens in staan;
  • Zorg voor een goede beveiliging van de apparatuur die je gebruikt. Beveilig je telefoon, tablet en laptop met een wachtwoord en zorg voor actuele updates zoals van Windows en anti-malware;
  • Gebruik geen openbaar wifi behalve als je gebruik maakt van ‘een VPN’;
  • Als je elektronisch berichten wilt uitwisselen met je hulpverlener, gebruik dan bij voorkeur MijnKwadraad omdat dit goed beveiligd is.
  • Wil je veilig mailen met je hulpverlener dan kan dat. Nadat je een beveiligd mailbericht hebt ontvangen van je hulpverlener via Zorgmail, kun je veilig en kosteloos reply’en. Zorgmailberichten zijn beveiligd met een sms code.

Recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en dataportabiliteit

  • Je hebt het recht op inzage in je persoonsgegevens. Dit recht is bij Kwadraad al gerealiseerd doordat je via MijnKwadraad online inzage hebt in je dossier en ook in de logging (waarin je ziet wie toegang heeft gehad in je dossier).
  • Als je vindt dat bepaalde persoonsgegevens niet correct zijn en je deze wilt laten wijzigen, of je wilt je gegevens laten verwijderen of het gebruik van je gegevens beperken, overleg dit dan met je hulpverlener. Het verzoek kan (gedeeltelijk) worden geweigerd als het bewaren van de gegevens van ‘aanmerkelijk belang’ kan zijn voor een ander dan de betrokkene. Op basis van deze uitzondering kan Kwadraad bijvoorbeeld besluiten om gegevens over mogelijk huiselijk geweld te bewaren in verband met de veiligheid van de partner of van de kinderen van de betrokkene die om vernietiging verzoekt. Daarnaast kan Kwadraad, bij gegronde vermoedens van mogelijke klachten, besluiten het dossier (tijdelijk) te bewaren om zo verweer van de hulpverlener mogelijk te maken.
  • Je hebt het recht om persoonsgegevens die je zelf aanlevert, in elektronische vorm mee te nemen naar bijvoorbeeld een andere hulpverlenende organisatie. Dit recht op ‘dataportabiliteit’ is in praktijk gebracht doordat je zelf de (chat)gesprekken die je hebt gevoerd met je hulpverlener en ook dossieronderdelen kunt downloaden op je eigen computer.
  • Bij het uitoefenen van je rechten kan een legitimatie (paspoort, rijbewijs, identiteitskaart) worden gevraagd, want wij willen niet dat iemand anders zich voordoet als jou en dan inzage krijgt in jouw gegevens. Legitimatie gebeurt persoonlijk (face-to-face) of via beeldbellen. Stuur in geen geval een kopie van je legitimatie naar ons op.

Organisatie

  • Je hulpverlener is in dienst van Kwadraad. Als je eigen hulpverlener afwezig is of niet beschikbaar is, bijvoorbeeld in verband met vakantie of nascholing, kun je terecht bij een vervangende hulpverlener van Kwadraad.
  • De stichting maakt gebruik van ICT systemen en een ICT infrastructuur en heeft daartoe met de betreffende leveranciers contracten en verwerkersovereenkomsten afgesloten.
  • Kwadraad houdt een verwerkingenregister bij dat is op te vragen bij de FG (zie hieronder). In dit register is in detail beschreven welke gegevens in welk proces worden gebruikt, waar ze worden opgeslagen, met wie ze worden gedeeld en wat het doel en de wettelijke grondslag zijn van de verwerking.

Klachten of vragen over de verwerking van je persoonsgegevens

Wanneer je een klacht of vraag hebt over de verwerking van je persoonsgegevens waar je met je hulpverlener niet uitkomt, kun je contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van Kwadraad via het mailadres fg@kwadraad.nl  De FG is onafhankelijk en heeft geheimhoudingsplicht.

Voor klachten over de hulpverlening kun je je wenden tot klacht@kwadraad.nl

Ook kun je je met klachten over de verwerking van je persoonsgegevens wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Versie: Maart 2022